Preguntas y Respuestas
Se refiere a la asignación de un código (Alfanumérico) que se usa para diferenciar cuando una empresa tiene sucursales. Aportes en Línea realizará la asignación de los prefijos y consecutivos para garantizar que la información se reporte a la DIAN
Hace referencia a la periodicidad con la que se realiza los pagos de la nómina (Semanal, Decenal, Catorcenal, Quincenal, Mensual, Otro) independiente que a la DIAN se le reporte de forma mensual
Según el anexo técnico de la resolución DIAN número 13 de 2021 el valor de la dotación legal que se entrega en virtud de lo establecido en el artículo 230 del código sustantivo del trabajo debe ser reportada en nómina electrónica con el código NIE 156, sin hacer una diferenciación en el método de pago de esta prestación, esto es en especie o en bonos. Así las cosas, bajo una posición conservadora es recomendable reportar las dos metodologías para evitar controversias con la autoridad tributaria sobre la deducibilidad del gasto.
- Ausencias: En la hoja “OtrosDevengosDeducciones”, Existen las secciones en las que dependiendo el tipo de ausentismo se pueden relacionar;
- Licencias (remuneradas, no remuneradas, paternidad o maternidad)
- Incapacidades (Común, profesional, laboral)
- Vacaciones
- Sanciones: En la hoja “LiquidacionNómina” se encuentran los campos Sanciones públicas o privadas, en la que la DIAN espera que se reporte el “Valor por el incumplimiento de una regla o norma de conducta obligatoria”. Si la sanción es de tipo ausentismo, deberá reportarse en alguna de las casuísticas anteriores si así lo determina la empresa.
Para terminar, La Dian informa que los conceptos de nómina cuando no estén dentro los establecidos por la resolución, buscar homologarlos con los que establece la resolución y en caso de que no sea posible, en los devengos existe la opción “Otros conceptos” en el que se debe indicar la descripción y si es salarial o no. Así mismo para las deducciones, establece el campo “otras deducciones” en el que se debe indicar el valor.
Recordemos que la DIAN nos indica en la resolución, que se deben reportar todos los pagos realizados por nómina, si las liquidaciones por las que consultan hacen parte de la nómina, se deben reportar, por ejemplo: Terminación de contrato.
Por cada empleado y tipo de hora extra se debe generar una línea en la hoja “OtrosDevengosDeducciones”. Así mismo, la DIAN da la opción (no es obligatorio) de indicar fecha-hora inicio y fecha-hora fin del tipo de hora extra, de elegir reportarlo de esta manera (por cada empleado, tipo de hora extra y detalle de inicio y fin) se debe generar una linea nueva
De acuerdo con la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, el sueldo y sueldo trabajado
corresponde al valor que el empleador paga de forma periódica al trabajador como
contraprestación por el trabajo realizado, este puede ser fijo o variable de acuerdo con la
unidad de tiempo en que las partes hayan acordado el pago, teniendo como base el día o la
hora trabajada. Sin embargo, se establece que el Sueldo corresponde al sueldo base que el
trabajador tiene en la empresa; mientras que el Sueldo Trabajado corresponde al valor base
o sueldo de trabajador según lo estipulado en su contrato, que corresponde al sueldo
trabajado por los días laborados.
El campo NIE201 Reintegro, informa que se deben reportar los “Valor que le regresa la empresa al trabajador por una deducción mal realizada en otro pago de nomina” y en el campo NIE184 Reintegro, valor que le regresa la empresa al trabajador por una deducción mal realizada en otro pago de nómina.
Sueldo: hace referencia al valor básico, es decir, el acordado en el contrato de trabajo. Sueldo trabajado: hace referencia al dinero que se recibe con sus variaciones.
En nómina electrónica un documento equivale a un empleado, teniendo en cuenta la cantidad de empleados que tenga una empresa, puede hacer un promedio para adquirir un plan con suficientes documentos para un año que es la vigencia máxima de todos los planes. Ejemplo: si la empresa tiene 5 empleados, necesita al menos 5 documentos para cada transmisión, recordemos que cuando realiza una transmisión con clase de documento 103 – Nómina de Ajuste tambien se realizara descuento de documento
De acuerdo con la Resolución 000013 del 2021, se debe presentar dentro de los 10 primeros días habiles de cada mes.
De acuerdo con la Resolución 0013 del 2021. Sujetos obligados a generar y transmitir, para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina: Son aquellos contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a su cargo, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA cuando aplique.
Cuando se maneja la sustitución laboral, debe reportar la nueva empresa que realiza el pago, es decir, el nuevo empleador es el encargado de realizar los nuevos reportes y la empresa anterior debe colocar entonces la novedad de retiro en la nómina electrónica, para que así los nuevos reportes ya se reflejen a cargo del nuevo empleador.
Si la sustitución se realiza a la mitad del mes, se deben enviar doble los reportes de nómina electrónica.
Cuando ocurre un cambio de tipo de trabajador (cotizante) durante el periodo de la nómina, se deben reportar dos registros en la hoja de trabajadores y dos en la hoja de liquidación con el objetivo de independizar lo liquidado como etapa lectiva (cotizante 12) y la etapa productiva (cotizante 19). Recuerda que en la segunda línea o registro (etapa productiva) en la columna novedad se debe reportar la opción si junto con la fecha de inicio de la novedad)
Corresponde al tipo de transmisión para cuando realiza la primera transmisión
Corresponde al tipo de transmisión que realice una correción sobre una nomina individual
De acuerdo a la resolución 000013 del 11 de febrero del 2021 en su anexo técnico, menciona que, es un campo opcional que queda a manejo Interno del Empleador. Se usaría para dar una identificación interna por parte de la empresa.
De acuerdo a la resolución 000013 del 11 de febrero del 2021 en su anexo técnico, en los campos NIE004 Fecha inicio pago, se debe indicar la Fecha de Inicio del Periodo de Pago del documento, en formato AAAA-MM-DD. En NIE005 fecha fin, Se debe indicar la Fecha Fin del Periodo de Pago del documento, en formato AAAA-MM-DD Ejemplo. Nómina a reportar, Septiembre para un empleado que trabajo los 30 días será, fecha de inicio de pago: 2021-09-01 – fecha fin de pago: 2021-09-30
Los campos de hora inicio y hora fin en las Horas extras, son opcionales, pero si se presentan en el mes, se deben reportar de forma obligatoria, la cantidad y valor pagado
La dirección que debe ser registrada en el campo dirección de la hoja “Trabajadores” es la ubicación de domicilio de cada uno de los empleados, mientras que la dirección que debe ser registrada en la hoja “LiquidacionNomina” es la ubicación de la empresa en la cual prestan su servicio.
No existe listado dado que la resolución no establece una lista de bancos. Adicional recordemos que los pagos no necesariamente se realiza a bancos nacionales, por lo que tener una lista se puede volver compleja de manejarla
Según la Resolución 000013 no acepta valores monetarios con decimales y establece unas reglas de redondeo, por lo que este campo es para aquellas empresas que en sus conceptos monetarios de devengos y deducibles manejan valores decimales y que al redondear dichos valores y sumarlos no da un valor exacto. Ejemplo, al sumar los devengos redondeados nos da $1.110 pesos, pero sin aplicar el redondeo la suma daría como resultado $1.110,40, en este campo “Redondeo” se colocaría el valor de los 0,40 pesos que son la diferencia.
Si el cambio de Tipo de trabajador se efectúa durante el mes reportado en la transmisión y
teniendo en cuenta que este concepto hace referencia a aquellos que aplican para reporte de
novedades, en el formato Excel debe reportarse para ese empleado doble línea indicando la
novedad. Si por el contrario, el cambio de Tipo de trabajador se efectuó de un mes a otro,
únicamente debe relacionarse en el formato Excel una línea para ese empleado indicando el
nuevo Tipo de trabajador.
Ambas opciones son totalmente válidas, dado que cuando nuestro sistema identifica que un
empleado ya presenta un Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica o nómina
individual o aprobada por la DIAN para ese periodo, no realiza la validación de la información
para ese empleado.
No es obligatorio.
• Transmisión de los documentos soporte de pago de nómina y/o notas de ajuste
• Acceso a la malla de validación, asegurando la calidad de la transmisión de la información
• Cargue de información (vía Servicio Web y Excel)
• Firma Digital*
• Almacenamiento
Se debe solicitar un nuevo TestSetID en la página de la DIAN y nuevamente registrarlo en
nuestro sistema.
El proceso de habilitación no tiene ningún costo.